SKALIERBARKEIT – EIN SCHLÜSSELKRITERIUM DER DIGITALISIERUNG
Die Skalierbarkeit einer Anwendung ist ein wichtiges Schlüsselkriterium für die digitale Transformation. Sofern eine Anwendung skalierbar ist, wird sich auch ein Digitalisierungsnutzen einstellen, der über das hinaus geht, was eine Organisation ihrer Struktur nach an sich leisten könnte. Vereine könnten nicht nur mehr Mitglieder aufnehmen, sondern auch besser in das Vereinsleben integrieren. Ein Unternehmen könnte die Geschäftsanbahnung optimieren, also Leads generieren, diese besser verstehen und effizienter begleiten, ohne den internen Aufwand zu erhöhen.
Mangelnde Skalierbarkeit ist ein typischer Fehler vieler Ansätze zur Digitalisierung. Sie tritt immer dort auf, wo eine Anwendung nicht grundlegend digital umgestellt wird. Bleibt der alte Prozess in seiner Struktur erhalten, bleiben damit verbundene Bedingungen oder Erwartungen unverändert, so wird meist auch der Kern der digitalen Anwendung keinen Nutzen stiften. Einfach ausgedrückt: Es nützt nichts, ein hübsches, digitales Frontend anzubieten, wenn im Backend dahinter weiter mit mittelalterlichen Strukturen gearbeitet werden soll.
Die zwei nachfolgenden Beispiele sollen zeigen, wann und wie Skalierbarkeit zum Tragen kommt und wieso sie ein wichtiger Indikator für digitale Transformation ist:
DROHNENFLUG
Ein beliebtes Beispiel für die Digitalisierung des Handwerks ist die Drohne, die ein Dachdecker nutzt, um den Zustand und Reparaturbedürftigkeit eines Daches zu erfassen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: statt mühselig das Dach zu besteigen, lassen sich schon wichtige Aussagen durch die optische Erfassung treffen – wo sind Schadstellen, wo könnte Wasser eindringen oder ablaufen etc. Aufwand und Umfang der zu planenden Leistungen sind zügig erfasst und lassen sich anhand der Bilddaten auch nachgelagerten Stellen für das Angebot weitergeben.
Solange der Drohnenflug aber nur vom Dachdeckermeister geübt und auch nur je das einzelne Objekt erfasst wird, können wir nicht von einer Skalierbarkeit sprechen. Im Grunde geht es also weiter um den bekannten, analog geprägten Prozess der Auftragserfassung. Vermutlich sind sogar für das konkrete Bauaufmaß und die Materialberechnungen weitere Messungen vorzunehmen. Auch wenn hier ein gewisses Maß an Datenerfassung durch die Bild- bzw. Videodokumentation erreicht wird, kann doch schwerlich von einer digitialen Transformation des Dachdeckerhandwerks gesprochen werden.
Aber die Geschichte hat Potential: sollte sich der Dachdeckermeister den Drohnenflug als digitale Geschäftserweiterung wählen, als Serviceleistung für andere Handwerker anbieten, so könnte er z.B. eine Drohne nutzen, die auch die Vermessungsarbeiten mit bewerkstelligt. Das spart dann nicht nur den Aufstieg, sondern ist bereits eine komplexe Angebotsgrundlage. Erfasst die Drohne dann noch Werte zur thermischen Dämmung lohnt sich der Einsatz deutlich mehr: denn die Wahrscheinlichkeit, dass es zur Angebotsrealisierung kommt und nicht nur die Reparatur einer Schadstelle, sondern vielleicht eine grundlegende Sanierung zum Auftrag kommt, steigt bedeutend. Statt zukünftig nur diese Daten für eigene Aufträge zu erfassen, ließe sich nun eine Erfassungsleistung für die ganze Region denken.
Der Grad der Skalierbarkeit steigt, wenn wir uns den ganzen Prozess z.B. satellitengestützt vorstellen. Zukünftig braucht dann der Handwerker gar nicht mehr zum Kunden fahren. Die Adressangabe genügt, um die erforderlichen Messwerte und die Qualität der Dämmung der Angebotserstellung zugrunde zu legen. Anbieter dieser Daten könnten ein Plattformmodell anbieten, das ggf. gleich Anbieter von Dachziegeln und Dämmstoffen mit einbezieht. Das würde die Branche grundlegend neu strukturieren.
ANTRAGSFORMULAR
Beispielsweise soll ein Antragsformular online angeboten werden, das bisher von Mitarbeitern der Organisation ausgefüllt wurde. Der Anatz ist gut, da die Zeit zum Ausfüllen eingespart werden kann und Dinge wie Lesbarkeit oder eine korrekte Ortsangabe gleich optimiert werden. In der Praxis werden sich nun die Probleme häufen. Zum einen wird das Formular für Aussenstehende, die es noch nie gesehen haben, weitgehend unverständlich sein. In der Folge kommt es zu falschen oder fehlenden Einträgen. Sonderfälle, für die es ein weiteres Formular gäbe, laufen auf Fehler. Statt einen Nutzen aus der verlagerten Bearbeitung zu ziehen, erhöht sich nun der Aufwand der Prüfung und Klärung imens.
Um in diesem Beispiel zum Erfolg zu kommen, ist also nicht nur das vorhandene Formular zu digitalisieren, sondern ein Kehrtwende aus dem internen Blick auf den des Antragenden zu vollziehen. Geschieht das, werden die Formulareinträge deutlich besser und fehlerfreier werden. Ferner sollte der Antragsprozess neu strukturiert werden. Folgte bisher auf eine Antragsfreigabe z.B. gleich eine spezifische Mittelbewilligung, wäre das für einen digitalen Ansatz fatal. Jeder Antrag müsste dann sofort wieder von einer natürlichen Person geprüft werden, was einer Skalierbarkeit komplett widerspricht. Unproblematisch und damit skalierbar wäre dagegen, mit dem Antrag vorerst nur einen Status zu verbinden, um nach derartiger Poolbildung dann gesonderte Formulare hinsichtlich der Mittelzuteilung vorzunehmen.
Der erste Digitalisierungsnutzen wird im Beispiel nun schon erzielt: die Formulareingabe ist optimiert, der Prüfaufwand reduziert bzw. auf die wirklich kritischen Fragen verlagert. Es ist aber noch ein weiterer Nutzen eingetreten: durch die Poolbildung kann die Organisation besser eine veränderte Antragslage erkennen und auf diese reagieren. Sie lernt, die Bedürfnisse der Antragenen besser zu unterscheiden und kann ggf. vereinfachte Prozesse für einen Teil des Pools anbieten, der andere, komplexe Fälle nicht betrifft. Und schließlich lässt sich noch ein dritter Nutzen feststellen: die einfache Rückmeldung des Status auf den Antrag wird dem Antragenden die Sicherheit vermitteln, den Antrag richtig gestellt zu haben. Selbst bei einem „Anstrum“ ist so immer noch gewährleistet, dass das Formular und damit der Antragsprozess funktionieren und nicht der Fall der Antragsdopplung und -variation eintritt, die erheblichen Mehraufwand bedeuten würden.